經(jīng)常會有人問，項目經(jīng)理每天做些什么呢？答案似乎很明顯：項目經(jīng)理管理項目啊。但管理項目具體意味著什么呢？是項目經(jīng)理每天坐在辦公室，或走來走去，還是去項目現(xiàn)場，檢查項目計劃，或承擔項目任務？項目經(jīng)理真正要做的，遠比以上所述要多的多。
我在做咨詢顧問的時候，我們有一個很有用的備忘法則--四個是否（Four Ares），它簡潔明了地總結(jié)了項目經(jīng)理應該關(guān)注的四個問題：
我們是否在做正確的事情？（Are we doing the right things?）
我們是否把這些事情做好了？（Are we doing them well?）
我們是否完成了這些事情？（Are we getting them done?）
我們是否從中獲得了利益？（Are we deriving the benefit?）
第一個問題“我們是否在做正確的事情”，主要是看項目相關(guān)干系人的需求是否很好地通過工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）來設置、同意和呈現(xiàn)在項目計劃中了。這是項目中非常重要的一個前期活動，而且是必須盡量保證其正確性的活動。當項目已經(jīng)有條不紊地在進行中時，再去質(zhì)疑需求，是沒有任何好處的。當然，哪怕項目計劃已經(jīng)“板上釘釘”，也仍然會存在一些需要控制的變更，但顯然這些變更并不是大家想要去激活的。大部分項目干系人都不喜歡變更，并且會想辦法阻止變更，比如讓項目經(jīng)理添加更多的東西到計劃中，擴展預算或壓縮項目周期。
第二個問題“我們是否把這些事情做好了”，重點關(guān)心質(zhì)量問題。在分配資源和預算時，項目計劃是否得到了有效并高效的管理？這是項目經(jīng)理能夠節(jié)省時間和成本的地方。這需要花時間和精力來細心地分析，而不是依靠運氣。當然，質(zhì)量計劃是必須的。與項目干系人的定期溝通能夠有效確保他們對質(zhì)量的期望能夠得到滿足。
第三個問題“我們是否完成了這些事情”，重點關(guān)注項目進度。檢查項目計劃的執(zhí)行進度，是項目經(jīng)理最基本的角色職責之一。這一部分是第四個問題（“我們是否從中獲得了利益”）與前一個問題（我們是否把這些事情做好了）這二者之間的過渡連接。一個任務的完成，哪怕它執(zhí)行得很好，但這并不意味著最終結(jié)果一定能滿足項目干系人的期望。這也是為什么期望管理必須成為一個持續(xù)的活動。然而，利益或好處，在項目管理中是一個具有爭議性的議題。有多少項目經(jīng)理認為他們需要去管理利益？他們的工作難道不是隨著最終交付物的交付而結(jié)束了嗎？實際上，當項目完成后的一段時間內(nèi)，只有當用戶日復一日地使用交付成果時，才能看得到利益。
搞清楚以上四個Ares，或許離一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理已經(jīng)不遠了。
